Digi-kennis

ERP, wat kun jij ermee? 5 vragen aan de ERP-expert

In je bedrijf barst het van informatie en informatiestromen. Bijvoorbeeld van klanten, leveranciers, medewerkers, voorraad, inkoop, financiën, productie, distributie en nog veel meer. Zou het niet fijn zijn als die informatie altijd actueel is? En dat die informatiestromen aan elkaar gekoppeld zijn? Met Enterprise Resource Planning (ERP) kan dit. In 5 vragen + antwoorden en 5 tips legt ERP-expert Gerrit Vixseboxse de basis van ERP uit en wat je er in jouw bedrijf mee kunt. “ERP maakt groei een stuk makkelijker.”

Met ERP maak je je bedrijfsprocessen efficiënter en bespaar je mogelijk kosten. “Bedrijven die zichzelf verbeteren met ERP houden het langer vol en zijn meer winstgevend dan bedrijven die dat niet doen”, zegt Gerrit Vixseboxse, directeur van Skopos, een onafhankelijk adviesbureau voor ERP en andere businesssoftware.

Vijf vragen aan Gerrit

1. ‘Enterprise Resource Planning’ klinkt heel wat. Maar wat is het nou precies?

“ERP is een informatiesysteem waarin je allerlei processen in je bedrijf kan automatiseren en verbinden. Stel: je hebt een bakkerij. Je hebt te maken met inkoop van grondstoffen, zoals meel. Maar ook met betalingen aan je leveranciers, beheren van je voorraad aan grondstoffen en verse broden en verwerken van verkochte broden via je kassasysteem. Elke dag wil je het liefst precies voldoende broden in je schappen hebben. Niet te veel want dan zit je met een overschot. En niet te weinig want dan moet je je klant teleurstellen. Dit kan je steeds beter als inkoop, verkoop, voorraad en alle andere processen en systemen op elkaar aangesloten zijn. En alle informatie in één database staat. Met ERP kan dit.”

“Het is meer een kettingzaag dan een figuurzaagje”

2. Wat is ERP vooral niet?

“ERP is geen Haarlemmerolie. Het is bijvoorbeeld geen e-commerce website of systeem voor je e-mail, je agenda of je online bankieren-app. Je kunt vanuit ERP-software wel verbinding maken met deze andere systemen in je bedrijf. Het is ook goed te beseffen dat je met ERP-software best wel zwaar gereedschap in huis haalt. Het is meer een kettingzaag dan een figuurzaagje. En goed gereedschap heeft een kundige timmerman en regelmatig onderhoud nodig. Met ERP bestaat half werk niet. Je gebruikt het goed of je gebruikt het niet. Terug naar het voorbeeld van de bakkerij. Je werkdag is niet klaar als je laatste brood is verkocht. Je werkdag is pas klaar als ook alle gegevens van die dag zijn ingevoerd in je ERP-software. Dat vereist discipline. Gelukkig is het invoeren van al die informatie wel steeds meer geautomatiseerd. Bijvoorbeeld door de koppeling met een slim kassasysteem of door barcodescanners in je magazijn.”

3. Waaraan merk je dat je echt wel aan ERP toe bent?

“Dat zie je aan de werkzaamheden van jezelf en van je medewerkers. Veel gebruik van papier of Excel. Veel overtikwerk, rondlopende en zoekende collega’s, stroperige processen. En vooral frustratie. Doordat er relatief weinig is vastgelegd aan de voorkant, ontstaat er chaos aan de achterkant. Actuele informatie over bijvoorbeeld voorraad of de status van orders is niet direct beschikbaar. Je merkt het ook aan je klanten. Zij stellen vragen waar je geen antwoord op kunt geven. Of ze willen heel graag de voortgang van hun orders via een online portal zien. Maar dat heb je niet. Als je deze symptomen in je bedrijf herkent, dan is het waarschijnlijk tijd om ERP te gebruiken.”

4. Wat zijn nou de echte voordelen van ERP?

“Een abonnement op ERP-software verdient zich niet 1-2-3 terug. Een fikse kostenbesparing is ook niet altijd reëel. En zoals gezegd, vereist het tijd en discipline om je ERP-systeem te onderhouden. Je ziet wel dat je met ERP slimmer en efficiënter wordt. Je bent minder afhankelijk van (de kennis van) mensen in je bedrijf. Je kent je klanten en hun behoeften heel erg goed. Je wint tijd om te focussen op zaken die meer waarde toevoegen. Bijvoorbeeld je kostbare tijd steken in het werven van nieuwe klanten in plaats van stoeien met Excel. ERP maakt groei een stuk makkelijker. Processen in je bedrijf zijn op orde en lopen soepeler en beheerster. Je hebt beter inzicht in drempels en pijnpunten. Stel dat je een tweede bakkerij wilt openen. Dat gaat dan allemaal veel eenvoudiger.”

5. Hoe kun je heel praktisch met ERP beginnen?

  • Stap 1: Maak een Programma van Eisen (PvE). Dit is de eerste en een belangrijke stap. Je begint met het beschrijven van de processen die je wilt ondersteunen, zoals je inkoopproces of je verkoop. Kijk niet alleen naar je huidige situatie, maar ook naar wat je in de toekomst nodig hebt. Beschrijf de functionaliteit die je nodig hebt. Zoals een prijzenlijst, inkoopcatalogus of inkoopcontract. En kijk ook naar de technische kant. Voor als je bijvoorbeeld je ERP-systeem wil koppelen aan je mail, je webshop of je kassasysteem.
  • Stap 2: Maak een shortlist van leveranciers en ERP-pakketten. Maak een goede offerteaanvraag op basis van een demonstratiecase die met de praktijk van jouw bedrijf te maken heeft. Bijvoorbeeld: een dag uit het leven van jouw bakkerij, inclusief zaken die mis kunnen gaan. Bijvoorbeeld een te late levering door je leverancier, of een klacht van een klant. Laat de ERP-leveranciers altijd alles schriftelijk vastleggen, zoals het implementatiecontract en het abonnementscontract. Laat ze bevestigen dat ze alles leveren wat je vraagt in je PvE, je demonstratiecase en je offerteaanvraag. En laat ze vertellen wat je NIET krijgt; daarmee voorkom je onverwacht en kostbaar meerwerk.
  • Stap 3: Vergelijk offertes en demonstraties. Kijk naar pakket én leverancier. Zijn ze goed voorbereid? Beantwoorden ze je vragen? Ook een belangrijk onderdeel is het afleggen van referentiebezoeken. Hierbij bezoek je enkele klanten van de ERP-leverancier(s) en stel je vragen als: ‘Hoe verliep de planning en bleef je binnen budget?’ ‘Hoe handelde deze ERP-leverancier in een conflictsituatie?’ ‘Ben je tevreden?’
  • Stap 4: Keuze en contractering. Leg in de contracten goed vast wie wat gaat doen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Blijf zorgvuldig en precies van begin tot eind. Eigenlijk kun je het hele traject vergelijken met het kopen van een bouwpakket van een auto. En die auto zet je vervolgens samen met de leverancier in elkaar terwijl je tegelijkertijd ook nog je rijbewijs haalt. Maar daarna heb je er veel rijplezier van!
  • Stap 5: Maak ERP je enige project voor de komende tijd. Maak jezelf en één of meer medewerkers vrij om dit project uit te voeren. Voor een klein bedrijf moet je toch wel 1 tot 2 maanden uittrekken om ERP in de lucht te krijgen. Voor grotere bedrijven duurt dit zelfs een stuk langer.”

Vijf tips van Gerrit

Wel of niet aan de slag met ERP? Voor een klein bedrijf is de vraag vergelijkbaar met die voor grotere bedrijven. Maar voor kleinere bedrijven kan het al snel te duur worden en zij zijn vaak beginners op dit vlak. Gerrit heeft 5 tips om dit proces soepel te laten verlopen.


  1. Bezint eer ge begint. Heb je die kettingzaag nodig en kun je die aan? Begin vooral niet aan ERP als de voordelen voor jouw bedrijf niet helder zijn. Of als niet duidelijk is welke problemen het eigenlijk oplost. En ook als je niet bereid bent de vereiste tijd en discipline erin te steken. En helemaal niet als je nu al andere projecten hebt lopen.
  2. Verdiep je in ERP. Je moet het zelf goed doorgronden en het is niet simpel. Besteed dit niet uit maar ga zelf beurzen bezoeken, vakbladen lezen, websites of online forums bezoeken en praat er met andere ondernemers over.
  3. Gebruik ervaringen van anderen. Inschakelen van een specialist loopt snel in de papieren. Bevraag daarom eerst andere ondernemers die ervaringsdeskundige zijn. Bijvoorbeeld een ondernemer die net barcodescanners in zijn magazijn in gebruik heeft genomen. Misschien heb je wel medewerkers die in een vorige baan met ERP te maken hadden. In het voorbeeld van de bakkerij: vraag informatie bij de brancheorganisatie voor bakkers maar kijk ook eens naar andere broodverkopers zoals een supermarkt.
  4. Vergelijk altijd appels met appels. ERP-pakketten zijn lastig te vergelijken. Kijk altijd naar het totaalplaatje over een periode van 5 jaar. Staar je niet blind op het maandbedrag. En kies nooit uit slechts één want dan is er geen onderhandeling mogelijk.
  5. Kies pakket én leverancier die je optimaal ontzorgen. Het gaat om de combinatie. Bij het pakket kijk je niet naar ‘nice to have’-functionaliteiten, maar naar wat jouw bedrijf echt nodig heeft en wat jouw bedrijf ook aan kan. Bij de leverancier kijk je naar eerlijkheid, branchekennis en betrouwbaarheid. En wat de consequenties van zijn pakket voor jouw bedrijf zijn. Laat hem bijvoorbeeld ook eens vertellen over het laatste conflict dat hij had met een klant en hoe dat is opgelost.

Voorbeelden van ERP-software

De grote pakketten als Infor M3, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, IFS en Oracle E-business laten we even over aan de grotere bedrijven. Kleinere bedrijven komen eerder uit bij generieke ERP-software van Exact, Microsoft (Dynamics 365 Business Central), Multivers of AFAS. Of bij branchespecifieke pakketten. Voor productiebedrijven bijvoorbeeld van MKG, Ridder of Trimergo.

ERP-software verschuift ook steeds meer naar de cloud. Dan draait het dus niet meer op een server in je eigen bedrijf. Daarmee is je bedrijf wendbaarder voor de toekomst. Bijvoorbeeld een extra medewerker erbij of een update van de software gebruiken is dan een kwestie van plug-and-play. En je leverancier regelt de back-ups. Lees meer over werken in de cloud.

Meer informatie